差旅費報銷單:電子表單實例介紹(一)
【紙質的差旅費報銷單】
紙質表單在我們的日常生活中,特別是在日常工作中是一種使用比較多的單據。然而每種表單的作用又各不相同,譬如財務類、考核類、人事類、商務類等等。
其中差旅費報銷單又是表單中最為常見的一種。它是出差人員回來后進行費用報銷的一種固定表格式單據,除了包含姓名、部門、人數、事由、時間、地點之外,還包含了補貼標準、金額、報銷單據、項目、張數、金額、合計(大小寫)等內容。當然,其他的原始票據需要附加之上,作為報銷憑證。差旅費報銷單主要用途如下:
1、作為你出差任務的出差憑證;
2、記載你出差的任務、路線、地點,時間、費用等情況;
3、做為出差后公司給予補助的單據;
4、做為你出差期間各種費用票據的匯總表。
在信息化飛速發展的推動下,紙質表單逐漸被電子化表單所代替。電子表單又稱為智能文檔,它不僅保留了紙質表單的最佳特性,如熟悉的外觀和感受,同時還增加了強大的商業邏輯功能,如數據驗證和路由指令。這些功能在提供給人們必要的數據訪問和交互功能的同時,還可以使用戶與應用程序進行更有效的交互操作。下面以常見的
10oa差旅費報銷單為例做詳細說明。
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【電子化的差旅費報銷單】
10oa差旅費報銷單采用在流轉的時候自動插入適當的輸入框,通過淡藍色背景來友好提示用戶當前哪些為可輸入區域(字段),并自動進行數據驗證,這不僅避免了表單編輯錯誤,而且大幅提高了工作效率。除此之外,10oa差旅費報銷單可以進行自定義,滿足不同單位、不同公司的個性化需求。它的更多特點特色如圖所示:
① 對表單可做優先級設置,輕重緩急一目了然;
② 自動提取填單人姓名與部門,給填單人帶來方便快捷;
③ 支持按鈕和數據自動計算、自動求和、自動根據條件分支;
④ 自動顯示合計報銷金額的大寫,避免填寫錯誤;
⑤ 填單人可以把掃描后的發票、原始票據附加上去,如上圖可以將掃描后的南京至上海的發票、住宿的發票附加到差旅費報銷單中,當然也可以打印出來與原始票據貼到一起;
⑥ 可以自動流轉,系統提示找到部門經理,部門經理同意后,自動提示轉到副總審批,以此類推;
⑦ 從填單到報銷過程可以全程跟蹤和記錄,方便相關人員查看進度與結果;
⑧ 事務關聯,如上圖10oa差旅費報銷表單中,可以關聯出差申請單,事出有因,做事更加有條理;
⑨ 本部門經理加亮加粗顯示,方便查找(可設置強制查找本部門經理),其余經理并列顯示(方便本部門人員在本部門經理有事外出時,授予其他部門經理代為處理,提高辦公效率)。
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